SMART-WORKING | IN VIGORE LE SANZIONI NEL CASO DI MANCATA CONSEGNA DELL’INFORMATIVA RELATIVA AI RISCHI SUL LAVORO

Come comunicato attraverso precedenti circolari di Studio si ricorda che è stata pubblicata all’interno della Gazzetta Ufficiale, con entrata in vigore programmata fin dal 7 Aprile 2026, la legge annuale sulle piccole e medie imprese (Legge 11 Marzo 2026, n. 34) contenete diverse misure di rilievo che vanno ad incidere su mercato del lavoro, sicurezza nei luoghi di lavoro, semplificazioni amministrative e gestione delle attività produttive; fra le principali novità si segnala che, nell’ambito dello smart-working (art. 11), vengono ora disciplinate nel dettaglio le sanzioni relative ad alcuni adempimenti legati alla sicurezza nel lavoro agile.

La modifica più significativa riguarda l’introduzione, all’interno dell’art. 3 del D.Lgs. n. 81/2008 (T.U. sicurezza sul lavoro), del nuovo comma 7-bis, che attribuisce all’informativa scritta una funzione centrale nell’assolvimento degli obblighi di sicurezza compatibili con il lavoro agile.

Com’è noto il datore di lavoro, fin dall’entrata in vigore della norma principale relativa allo smart-working (Legge n. 81/2017), il datore di lavoro è tenuto a consegnare, almeno annualmente, al lavoratore e al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) un documento all’interno del quale siano individuati i rischi generali e quelli specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto, con particolare attenzione ai rischi derivanti dall’uso dei videoterminali.

N.B. Si precisa che tale informativa annuale nel lavoro agile non rappresenta una mera raccomandazione organizzativa ma un vero e proprio obbligo giuridico il cui inadempimento assume rilievo diretto sul piano prevenzionistico e repressivo nonché un adempimento, come successivamente indicato, che se non correttamente seguito comporterà l’applicazione di sanzioni a carico del datore di lavoro.

Il documento dedica, inoltre, particolare attenzione al profilo dei videoterminalisti, richiamando gli artt. 172-179 del D.Lgs. n. 81/2008 e ribadendo la necessità di presidiare i rischi per la vista, la postura, l’affaticamento fisico e mentale e lo stress lavoro-correlato: la sicurezza nel lavoro agile viene così letta in una prospettiva aggiornata, che include non solo i profili tradizionali del rischio elettrico e dell’idoneità dell’ambiente, ma anche gli aspetti ergonomici, il tecnostress, la difficoltà di disconnessione e l’uso corretto di dispositivi mobili e portatili.

N.B. Si precisa che la principale novità introdotta dalla Legge n. 34/2026 non consiste nell’introduzione dell’obbligo di consegnare tale informativa (obbligo già istituito e in vigore fin dalla Legge n. 81/2017) ma, piuttosto, nella previsione in base alla quale, in caso di mancata consegna di tale informativa da parte del datore di lavoro, verrà data ora applicazione ad una specifica sanzione penale nei confronti del datore di lavoro costituita dalla pena dell’arresto da 2 a 4 mesi o l’ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro, prima inesistente.

In merito alla novità sopra descritta si precisa quanto segue:

• il datore di lavoro ha l’onere di consegnare l’informativa prima dell’avvio del lavoro a distanza, che siano lavoratori ancora da assumere ma anche con riferimento a lavoratori in forza alla data odierna e che già svolgono prestazioni di lavoro a distanza. Per tali soggetti si suggerisce di procedere alla consegna del documento (anche a mezzi informatici) acquisendo ricevuta di avvenuta consegna da conservare per eventuali controlli;
• ove tale documento non venga già predisposto dalla società/professionista che si occupa della sicurezza presso i luoghi di lavoro sarà possibile contattare lo Studio per ottenere una BOZZA DI INFORMATIVA consegnabile ai lavoratori.

Con l’occasione si riporta di seguito la disciplina ordinaria relativa allo smart-working in vigore fin dal 1° Gennaio 2023 a conclusione della vigenza della disciplina agevolata prevista esclusivamente per il periodo legato alla pandemia COVID-19.

N.B. Si precisa che gli adempimenti di seguito esposti, previsti con il passaggio alla disciplina ordinaria, risultano richiesti, ove già non in concreto fino ad oggi effettuati, anche nel caso in cui il datore di lavoro intenda utilizzare lo smart-working non in modo strutturale ma semplicemente in modo saltuario e sporadico (es. n. 1 giorno alla settimana).

• GLI ADEMPIMENTI PREVISTI PER L’ATTIVAZIONE DELLO SMART-WORKING

In base alla disciplina ordinaria per poter utilizzare lo smart-working occorre dar seguito ai seguenti adempimenti:

• Accordo individuale tra datore di lavoro e lavoratore
• Comunicazione telematica al Ministero del Lavoro
• Obbligo di informazione al lavoratore circa i rischi sulla salute e sicurezza (oggetto della novità anticipata in premessa)
• Aggiornamento del Documento di Valutazione dei Rischi (D.V.R.).

Con riferimento all’accordo individuale risulta senz’altro chiaro che, a differenza di quanto verificatosi durante la fase pandemica, con le regole ordinarie lo smart-working non potrà più essere disposto unilateralmente da parte del datore di lavoro ma servirà necessariamente anche il consenso del lavoratore da formalizzare con la stipula di un apposito accordo individuale; l’eventuale rifiuto del lavoratore non potrà integrare in alcun modo gli estremi del licenziamento né rileverà sul piano disciplinare.

In aggiunta, si precisa, sempre in merito all’accordo, che la normativa ad oggi prevede solamente un accordo individuale tra datore di lavoro e dipendente, senza richiedere, anche per le realtà strutturate, un accordo sindacale interno; nonostante la non obbligatorietà di tale previsione, si consiglia comunque, soprattutto per le realtà di elevate dimensioni, un’attenta valutazione circa la possibilità di concordare le modalità di svolgimento con le organizzazioni sindacali eventualmente presenti sul luogo di lavoro attraverso la stipula di un apposito accordo sindacale.

Con riferimento, infine, ai contenuti di tale intesa, si suggerisce, alla luce dei numerosi elementi da indicare nel verbale (durata, luogo di lavoro, diritto alla disconnessione, preavviso ecc.), un confronto con un Consulente del Lavoro di Studio il quale potrà fornire, ove necessario, anche una bozza aggiornata e completa di tutte le pattuizioni da includere per la completa e corretta regolamentazione dell’istituto.

A seguito del decreto interministeriale n. 149 del 22 Agosto 2022, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha disposto che l’accordo di lavoro agile dovrà essere conservato a cura del datore di lavoro per un periodo di 5 anni dalla sottoscrizione ai sensi di quanto previsto dall’articolo 19, comma 1, della Legge 22 Maggio 2017, n. 81.

In merito alla comunicazione telematica prevista, occorrerà inviare un apposito modulo online al Ministero del Lavoro attraverso il portale Clilclavoro (www.cliclavoro.gov.it), ancora in formato semplificato a seguito di quanto modificato dal Decreto n. 73/2022 il quale ha revisionato di fatto la disciplina ordinaria.

Anche con la fine del periodo emergenziale, dunque, come indubbio elemento di semplificazione, sarà possibile continuare a seguire ancora la procedura senza la necessità di dover allegare l’accordo individuale potendo procedere al caricamento massivo dei lavoratori coinvolti.

N.B. In merito alle tempistiche di invio della comunicazione telematica, si precisa che la stessa, in base alle recenti indicazioni fornite dal Ministero del Lavoro, dovrà essere inviata entro e non oltre 5 giorni dall’inizio/continuazione della prestazione di lavoro in modalità agile.

N.B.  Il mancato rispetto dell’obbligo di comunicazione telematica comporterà l’applicazione di una sanzione variabile da euro 100,00 ad euro 500,00 per ciascun lavoratore (D.Lgs. n. 276/2003, art. 19, comma 3).

• Lo Studio ricorda che rimane a completa disposizione per fornire bozza di accordo individuale tra datore di lavoro e dipendente; alo stesso modo, nel caso di necessità, è possibile affidare allo Studio anche l’invio della comunicazione telematica al Ministero del Lavoro da inviare tramite il portale Cliclavoro.

Con riferimento, infine, all’aggiornamento del D.V.R., si ricorda che nel caso si verifichi una non idonea valutazione dei rischi (presupponendo sempre che il datore abbia già in precedenza elaborato il D.V.R.) risultano previste le sanzioni penali per il datore di lavoro:

• ammenda da euro 2.457,02 a euro 4.914,03 se l’elaborazione è priva delle indicazioni sulle misure di prevenzione e protezione e sui DPI, ovvero senza l’indicazione del programma di misure ritenute opportune per un miglioramento dei livelli di sicurezza, ovvero senza procedure né indicazione dei ruoli dell’organizzazione, o se l’elaborazione è effettuata senza preventiva consultazione del RLS o non è rielaborata in caso di modifiche del processo o organizzazioni del lavoro significative;
• ammenda da euro 1.228,50 a euro 2.457,02 se l’elaborazione è priva della valutazione di tutti i rischi e dei criteri adottati per valutarli, ovvero l’individuazione di mansioni che espongano i lavoratori a rischi specifici per i quali sia riconosciuta una capacità professionale, specifica esperienza, adeguata formazione ed addestramento.

• In merito all’aggiornamento del Documento di Valutazione dei Rischi (D.V.R.) si rimanda, diversamente, ai soggetti che si occupano di sicurezza all’interno della propria realtà; in mancanza, è possibile prendere contatti con Ati Sicurezza, una delle società di servizi dello Studio.

• LE MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DELL’ATTIVITÀ LAVORATIVA IN SMART-WORKING

In merito alle concrete modalità di svolgimento dell’attività lavorativa in modalità agile si ricordano alcuni principi da seguire scrupolosamente:

• durante la prestazione in smart-working vige il principio di non discriminazione economico-normativa, oltreché formativa, per il lavoratore che rende la prestazione in modalità agile: quest’ultimo dev’essere trattato, quindi, alla pari del lavoratore che rende la prestazione nelle sedi del datore di lavoro (art. 20 Legge n. 81/2017);
• il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del corretto funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per la prestazione in modalità agile (art. 18, comma 2, Legge n. 81/2017);
• il lavoratore ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali del datore di lavoro, anche in itinere secondo criterio di ragionevolezza (art. 23, commi 2 e 3, Legge n. 81/2017).

• LA PRIORITÀ ALLO SMART-WORKING PER ALCUNE CATEGORIE DI LAVORATORI

Alla data attuale i seguenti lavoratori dispongono, se non il vero e proprio diritto a richiedere ed accedere al lavoro agile, quanto meno della priorità nell’essere preferiti in caso di utilizzo dello smart-working:

1. lavoratore disabile in situazione di gravità accertata (ai sensi dell’art. 4, comma 1, della Legge n. 104/1992);
2. lavoratore con figli fino a 12 anni di età;
3. lavoratori con figli disabili; qualora il figlio abbia una minorazione, singola o plurima, che abbia ridotto l’autonomia personale, correlata all’età, in modo da rendere necessario un intervento assistenziale permanente, continuativo e globale nella sfera individuale o in quella di relazione (ai sensi dell’art. 3, comma 3, Legge. n. 104/1992).
4. lavoratore assistente familiare (c.d. “caregiver”) di soggetto che, a causa di malattia, infermità o disabilità, anche croniche o degenerative, non sia autosufficiente ed in grado di prendersi cura di sé (ai sensi dell’art. 1, comma 255, della Legge n. 205/2017);
5. lavoratore affetto da malattie oncologiche in fase attiva o in follow-up precoce o da malattie invalidanti o croniche, anche rare, che comportino un grado di invalidità pari o superiore al 74%, a condizione che lo stato di salute sia certificato dal medico di medicina generale o dal medico che ha in cura il lavoratore, a seguito delle fruizione del congedo di 24 mesi non retribuiti, ove la prestazione lo consenta (Legge 18 Luglio 2025, n. 106), anche ove lo stesso risulti genitore di figlio minore in tale situazione.

• Si richiede, dunque, alle realtà clienti che utilizzeranno concretamente lo smart-working all’interno dei luoghi di lavoro di coordinarsi appena possibile con il proprio referente di Studio al fine di occuparsi degli adempimenti necessari.

Lo Studio rimane, come di consueto, a disposizione per ogni eventuale necessità di approfondimento in merito.

Al fine di ricevere tutte le ultime novità in materia di lavoro lo Studio invita a consultare le informative periodiche inviate attraverso email, il canale YouTube del gruppo per rivedere i recenti eventi organizzati nonché a seguire la pagina LinkedIn per ricevere gli ultimi aggiornamenti in tempo reale.

Studio Frisoni e Bisceglie