Si rammenta che, al fine di poter svolgere la prestazione lavorativa mediante la modalità agile (c.d. “smart-working”), attualmente ed a decorrere fin dallo scorso 1° Gennaio 2023, risulta necessario seguire gli adempimenti ordinari, in sostituzione della precedente disciplina semplificata prevista esclusivamente per il periodo legato alla pandemia COVID-19 e per alcuni mesi successivi.

N.B. Si precisa che gli adempimenti di seguito esposti, previsti con il passaggio alla disciplina ordinaria, risultano richiesti, ove già non in concreto fino ad oggi effettuati, anche nel caso in cui il datore di lavoro voglia utilizzare lo smart-working non in modo strutturale ma anche semplicemente in modo saltuario e sporadico (es. 1 giorno alla settimana/mese).

A seguito degli ultimi provvedimenti normativi, le regole ordinarie e gli adempimenti successivamente indicati varranno, pertanto, fin dal 1° Aprile 2024 e salvo eventuali proroghe ad oggi ancora del tutto assenti, per tutti i lavoratori in base a quanto previsto dalla legge di conversione del c.d. “Decreto Anticipi” (Legge n. 191/2023); infatti, mediante tale provvedimento, era stato prorogato ma solamente fino al prossimo 31 Marzo 2024 il diritto al lavoro agile, nel settore privato, per:

1. Genitori di figli con una età inferiore ai 14 anni;
2. Lavoratori c.d. “fragili” che, a seguito di un accertamento del medico competente, risultino più esposti al rischio COVID-19.
   
   

Per tali categorie di soggetti l’accesso avveniva ed avverrà esclusivamente fino al 31 Marzo 2024 con modalità semplificata in quanto la normativa non richiedeva l’obbligo dell’accordo individuale.

A decorrere però dal 1° Aprile 2024, anche per tali categorie di soggetti, l’accesso al lavoro agile sarà subordinato al rispetto delle regole ordinarie previste per la generalità dei lavoratori dalla Legge. n. 81/2017.

A tal fine, dunque, si riportano gli adempimenti previsti per una regolare gestione dello smart-working all’interno dei luoghi di lavoro:

1. GLI ADEMPIMENTI PREVISTI PER L’ATTIVAZIONE DELLO SMART-WORKING

In base alla disciplina ordinaria, per poter utilizzare lo smart-working per tutti i lavoratori occorrerà dar seguito ai seguenti adempimenti:

• Accordo individuale tra datore di lavoro e lavoratore
• Comunicazione telematica al Ministero del Lavoro
• Obbligo di informazione al lavoratore circa i rischi sulla salute e sicurezza
• Aggiornamento del Documento di Valutazione dei Rischi (D.V.R.).

Con riferimento all’accordo, risulta senz’altro chiaro che, a differenza di quanto verificatosi durante la fase pandemica, con le regole ordinarie lo smart-working non potrà più essere disposto unilateralmente da parte del datore di lavoro ma servirà necessariamente anche il consenso del lavoratore da formalizzare con la stipula di un apposito accordo individuale; l’eventuale rifiuto del lavoratore non potrà integrare in alcun modo gli estremi del licenziamento né rileverà sul piano disciplinare.

In aggiunta, si precisa, sempre in merito all’accordo, che la normativa ad oggi prevede solamente un accordo individuale tra datore di lavoro e dipendente, senza richiedere, anche per le realtà strutturate, un accordo sindacale interno; nonostante la non obbligatorietà di tale previsione, si consiglia comunque, soprattutto per le realtà di elevate dimensioni, un’attenta valutazione circa la possibilità di concordare le modalità di svolgimento con le organizzazioni sindacali eventualmente presenti sul luogo di lavoro attraverso la stipula di un apposito accordo sindacale.

Con riferimento, infine, ai contenuti dell’accordo, si suggerisce, alla luce dei numerosi elementi da indicare nel verbale (durata, luogo di lavoro, diritto alla disconnessione, preavviso ecc.), un confronto con un Consulente del Lavoro di Studio il quale potrà fornire, ove necessario, anche una bozza aggiornata e completa di tutte le pattuizioni da includere per la completa e corretta regolamentazione dell’istituto.

N.B. A seguito del decreto interministeriale n. 149 del 22 Agosto 2022, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha disposto che l’accordo di lavoro agile dovrà essere conservato a cura del datore di lavoro per un periodo di 5 anni dalla sottoscrizione ai sensi di quanto previsto dall’articolo 19, comma 1, della Legge 22 Maggio 2017, n. 81.

In merito alla comunicazione telematica prevista, occorrerà inviare un apposito modulo online al Ministero del Lavoro attraverso il portale Clilclavoro (www.cliclavoro.gov.it), ancora in formato semplificato a seguito di quanto modificato dal Decreto n. 73/2022 il quale ha revisionato di fatto la disciplina ordinaria.

Anche con la fine del periodo emergenziale, dunque, come indubbio elemento di semplificazione, sarà possibile continuare a seguire ancora la procedura semplificata comunicando attraverso il portale internet i nominativi dei lavoratori interessati nonché le date di inizio e cessazione del lavoro agile, ove non venga stipulato a tempo indeterminato.

A differenza di quanto avveniva in passato, grazie alle modifiche introdotte dal D.L. n. 73/2022, nonostante il passaggio alla disciplina ordinaria, non sarà più previsto l’onere di allegare l’accordo individuale potendo ancora procedere al caricamento massivo dei lavoratori coinvolti.

N.B. In merito alle tempistiche di invio della comunicazione telematica, si precisa che la stessa, in base alle recenti indicazioni fornite dal Ministero del Lavoro, dovrà essere inviata entro e non oltre 5 giorni dall’inizio/continuazione della prestazione di lavoro in modalità agile.

N.B.  Il mancato rispetto dell’obbligo di comunicazione telematica comporterà l’applicazione di una sanzione variabile da euro 100,00 ad euro 500,00 per ciascun lavoratore (D.Lgs. n. 276/2003, art. 19, comma 3).

Con riferimento all’aggiornamento del D.V.R., si ricorda che nel caso si verifichi una non idonea valutazione dei rischi (presupponendo che il datore abbia già in precedenza elaborato il D.V.R.) risultano previste le sanzioni penali per il datore di lavoro:

• ammenda da euro 2.457,02 a euro 4.914,03 se l’elaborazione è priva delle indicazioni sulle misure di prevenzione e protezione e sui DPI, ovvero senza l’indicazione del programma di misure ritenute opportune per un miglioramento dei livelli di sicurezza, ovvero senza procedure né indicazione dei ruoli dell’organizzazione, o se l’elaborazione è effettuata senza preventiva consultazione del RLS o non è rielaborata in caso di modifiche del processo o organizzazioni del lavoro significative;
• ammenda da euro 1.228,50 a euro 2.457,02 se l’elaborazione è priva della valutazione di tutti i rischi e dei criteri adottati per valutarli, ovvero l’individuazione di mansioni che espongano i lavoratori a rischi specifici per i quali sia riconosciuta una capacità professionale, specifica esperienza, adeguata formazione ed addestramento.

2. LE MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DELL’ATTIVITÀ LAVORATIVA IN SMART-WORKING

In merito alle concrete modalità di svolgimento dell’attività lavorativa si ricordano alcuni principi da seguire scrupolosamente:

• vige il principio di non discriminazione economico-normativa, oltreché formativa, per il lavoratore che rende la prestazione in modalità agile: quest’ultimo dev’essere trattato, quindi, alla pari del lavoratore che rende la prestazione nelle sedi del datore di lavoro (art. 20 Legge n. 81/2017);
• il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del corretto funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per la prestazione in modalità agile (art. 18, comma 2, Legge n. 81/2017);
• il datore di lavoro è responsabile della salute e sicurezza del lavoratore agile, che coopera nell’attuazione delle misure di prevenzione, e deve consegnare a quest’ultimo e all’Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) incaricato, annualmente, un’apposita informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro (art. 22 Legge n. 81/2017);
• il lavoratore ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali del datore di lavoro, anche in itinere secondo criterio di ragionevolezza (art. 23, commi 2 e 3, Legge n. 81/2017).

3. LE NUOVE PRIORITÀ PER L’ATTIVAZIONE DELLO SMART-WORKING PER ALCUNE CATEGORIE DI LAVORATORI

A decorrere dal 1° Aprile 2024 i seguenti lavoratori avranno ancora, se non il vero e proprio diritto a richiedere ed accedere al lavoro agile, quanto meno la priorità nell’essere preferiti in caso di utilizzo dello smart-working.

È da tener presente, infatti, che è la tessa norma ad oggi in vigore (D.Lgs. n. 105/2022) ha previsto tale priorità all’accesso per le seguenti categorie. In particolare, l’art. 4, comma 1, del D.Lgs. n. 105/2022, che ha scritto ex novo il comma 3-bis, dell’art. 18, Legge n. 81/2017, prevede che i datori di lavoro, sia pubblici che privati, devono riconoscere una priorità alle richieste di esecuzione del rapporto di lavoro in modalità agile, qualora queste richieste vengano presentate da lavoratrici e lavoratori:

1. lavoratore disabile in situazione di gravità accertata (ai sensi dell’art. 4, comma 1, della Legge n. 104/1992);
2. lavoratore con figli fino a 12 anni di età;
3. lavoratori con figli disabili; qualora il figlio abbia una minorazione, singola o plurima, che abbia ridotto l’autonomia personale, correlata all’età, in modo da rendere necessario un intervento assistenziale permanente, continuativo e globale nella sfera individuale o in quella di relazione (ai sensi dell’art. 3, comma 3, Legge. n. 104/1992).
4. lavoratore assistente familiare (c.d. “caregiver”) di soggetto che, a causa di malattia, infermità o disabilità, anche croniche o degenerative, non sia autosufficiente ed in grado di prendersi cura di sé (ai sensi dell’art. 1, comma 255, della Legge n. 205/2017).

• Lo Studio ricorda che rimane a completa disposizione per fornire bozza di accordo individuale tra datore di lavoro e dipendente nonché copia dell’informativa da consegnare al lavoratore circa i rischi sulla salute e sicurezza. Allo stesso modo, nel caso di necessità, è possibile affidare allo Studio anche l’invio della comunicazione telematica al Ministero del Lavoro da inviare tramite il portale Cliclavoro.
• Si richiede, dunque, alle realtà clienti che utilizzeranno concretamente lo smart-working all’interno dei luoghi di lavoro di coordinarsi appena possibile con il proprio referente di Studio al fine di occuparsi degli adempimenti necessari.
• In merito all’aggiornamento del Documento di Valutazione dei Rischi (D.V.R.) si rimanda, diversamente, ai soggetti che si occupano di sicurezza all’interno della propria realtà; in mancanza, è possibile prendere contatti con Ati Sicurezza, una delle società di servizi dello Studio.

Lo Studio, come di consueto, rimane disponibile per fornire qualsiasi eventuale chiarimento in merito anche mediante la programmazione di un eventuale appuntamento attraverso cui approfondire ogni tematica relativa all’argomento.

Al fine di ricevere tutte le ultime novità in materia di lavoro lo Studio invita a consultare le informative periodiche inviate attraverso email, il canale YouTube del gruppo per rivedere i recenti eventi organizzati nonché a seguire la pagina LinkedIn per ricevere gli ultimi aggiornamenti in tempo reale.